توصیه‏‌های هاروارد برای مدیریت خودتان و تیمتان

۱- رغبتی به کارتان ندارید؟

این خیلی طبیعی است که هر از گاهی در محیط کار احساس کنید از نظر ذهنی سردرگم هستید و در هپروت به سر می‌‌برید. اما به‌‌طورکلی و به‌‌ویژه در این دوره بی‌‌ثباتی اقتصادی که امنیت شغلی‌‌ می‌تواند به خطر بیفتد، خیلی مهم است که هوش و حواستان به‌‌سرعت سر جایش برگردد و یک‌‌بار دیگر روی حسن شهرت حرفه‌‌ای خود تمرکز کنید. این کار را با تعیین تعهدات حرفه‌‌ای خود شروع کنید.

از خود بپرسید: «می‌‌خواهم در محیط کار به چه چیز شهره باشم؟» شور و اشتیاق؟ مهارت ارتباطی عالی؟ قابل ‌‌اعتماد بودن؟ یا عملکرد بالا در شرایط پرفشار؟ هر کدام از اینها می‌توانند مهارت تازه‌‌ای باشند که می‌‌خواهید بیاموزید. یا مهارت کهنه‌‌ای که قوی‌‌تر کنید و بهبود ببخشید.  در مرحله بعد، برای تحقق بخشیدن به این مهارت‌‌ها یک برنامه‌‌ عملیاتی بریزید و خود را به آن متعهد کنید. لازم نیست حتما تغییرات بزرگ و فاحشی به وجود بیاورید. حتی تغییرات جزئی در زبان بدن، طرز فکر، ارتباطات، به چشم آمدن یا میزان بهره‌‌وری هم می‌تواند به تاثیر چشمگیر و ماندگاری بر حسن شهرت شما منجر شود.

درنهایت، خود را به حل مشکلات ساده اما تاثیرگذار مقید کنید. میزان ارزشی را که صرفا با به اشتراک‌‌گذاری یا پیاده‌سازی دانشتان می‌توانید به وجود بیاورید، دست‌‌کم نگیرید. برای اینکه حلال مساله تاثیرگذاری باشید لازم نیست کار شاقی بکنید. با کار کوچکی به‌‌سادگی نشان دادن طرز استفاده از یک وسیله به همکاری که با آن آشنا نیست یا رفع مشکلی که بهره‌‌وری تیمتان را با مشکل مواجه کرده هم می‌توانید تاثیرگذار باشید. فقط مراقب باشید که طی این گام‌‌ها تنها سنجه میزان موفقیت‌تان تایید گرفتن از دیگران نباشد. ارزش سرمایه‌گذاری که روی حرفه‌‌تان می‌‌کنید بی‌‌نهایت است و با تایید این ‌‌و آن قابل ‌‌سنجش نیست.

۲- رهبری سازمانی ربطی به ‌‌عنوان شغلی ندارد

قرار نیست حتما رئیس باشید تا رهبری کنید. با این سه کار می‌توانید مهارت‌‌های رهبری‌‌تان را همین حالا تقویت کنید و به عضو بسیار قابل‌‌ احترام و موثری در تیم تبدیل شوید. اول اینکه قدرت‌‌های موجودتان را بپذیرید. از خود بپرسید: چه وظایفی در محیط کار بیش از همه به من انرژی می‌دهد و به نظرم بدیهی و آسان می‌‌آید؟ در چه پروژه‌‌هایی معرکه هستم و از انجامشان لذت می‌‌برم؟ من چه دیدگاه منحصربه‌‌فردی را به گروه اضافه می‌‌کنم؟ قابلیت‌‌ها، هویت و علایق شما هستند که شما را مجزا می‌کنند. هرچه بیشتر خود را بشناسید، بیشتر می‌توانید با اعتمادبه‌‌نفس و اطمینان یک رهبر تیمی رفتار کنید.

دوم، برای رشد روزانه وقت بگذارید. بهبود مهارت‌‌هایتان به شما کمک می‌کند دامنه تاثیر و نفوذتان را گسترش دهید. به‌‌عنوان نمونه شاید سازمان شما به دنبال رهبرانی است که برای ایده‌‌هایشان پشتوانه داده و بینش قرص و محکمی دارند. یا آنهایی که از خود همدلی، کنجکاوی و همدردی نشان می‌دهند. هرچه که باشد، ببینید اولویت سازمان شما چیست و رشد و تقویت آن مهارت‌‌ها را در اولویت بگذارید و به‌‌صورت روزانه رشدتان را نشان دهید.

و سوم، ارتباط برقرار کنید. فرقی نمی‌‌کند درون‌‌گرا باشید یا برون‌گرا (یا چیزی بین این دو)؛ شما می‌توانید ارتباطات عمیق و معناداری برقرار کنید که برای تاثیرگذاری در تیمتان کلیدی است. خود را متعهد کنید که در تعامل با همکارانتان آسیب‌‌پذیر، قابل‌‌اعتماد و همدل باشید.

۳- سوالاتی که می‌توانید، در جلسه ارزیابی بعدی از رئیستان بپرسید

اگر احساس می‌‌کنید در جلسات تک‌‌به‌‌تک با مدیرتان راهنمایی، شفافیت یا بازخورد لازم را نمی‌‌گیرید، می‌توانید با طرح سوالات درست روی نکات موردنیاز تمرکز کنید.

در خصوص وظایف و پروژه‌‌ها راهنمایی بخواهید. با موضوع x چالش دارم. می‌توانید مرا راهنمایی کنید که چگونه با موفقیت از پس آن بربیایم؟ نظرتان درباره ایده z من چیست؟

اولویت‌‌ها و انتظارات را روشن کنید. با توجه به لیست وظایفم، چه‌‌کاری را باید در اولویت قرار دهم و چرا؟

با سازمان و استراتژی آن همسو باشید. برای اینکه درک بهتری از تصویر کلی شرکت داشته باشم، می‌توانید به من بگویید کاری که انجام می‌‌دهم چه نقشی در اهداف کلان شرکت دارد؟

به دنبال فرصت‌‌های رشد و پیشرفت شغلی باشید. برای گام بعدی چه هدفی تعیین کنم و چرا؟

نسبت به عملکردتان بازخورد بگیرید. انتظارات شما را برآورده می‌‌کنم؟ نظر شما در مورد عملکردم بسیار برایم ارزشمند است.

۴- جو تیم و هماهنگی بین اعضا به‌‌هم‌‌خورده؟

تیمتان دچار حس استیصال، درماندگی یا صرفا فرسودگی شده؟ شاید هدف مشترک جمعی‌‌تان را گم کرده‌‌اید. شاید تنش‌‌های بین فردی زیاد شده، یا شاید دیگر حس تیمی ندارید. در چنین شرایطی به‌‌عنوان یک مدیر چگونه می‌توانید مداخله کنید؟ باید بپذیرید که فراز و فرود دینامیک تیمی در گذر زمان بسیار طبیعی است و به موضوعی بپردازید که بیش از همه غلط به‌نظر می‌‌رسد.  بعد ببینید مشکل کوچکی است که با چند اصلاح درست می‌شود یا تیمتان در نهایت نیاز به بازآرایی یا احیا خواهد داشت.

۵- در خصوص استفاده از هوش مصنوعی با تیمتان صحبت کنید

هوش مصنوعی مولد، به‌‌ویژه مدل‌‌های زبانی بزرگ همچون چت جی‌‌پی‌‌تی، تاثیرات قابل ‌‌توجهی بر بهره‌‌وری کارکنان خواهد داشت.

هنگامی‌‌که تیمتان شروع به آزمون ‌‌و خطا با این تکنولوژی می‌کند، شما در جایگاه یک مدیر باید به آنها آموزش دهید که هوش مصنوعی قادر به انجام چه‌‌کارهایی است و از پس چه ‌‌کارهایی برنمی‌‌آید. به‌‌عنوان نمونه به‌رغم اینکه هوش مصنوعی در شناسایی الگوها، تجمیع اطلاعات و پیش‌بینی عالی است، هنوز قادر به تولید اطلاعات واقعا بدیع و اصیل نیست. کارکنانتان را تشویق کنید که با در نظر داشتن این مساله و سایر محدودیت‌ها ببینند قابلیت‌‌های هوش مصنوعی با وظیفه محوله به آنها همخوانی دارد یا نه و طبق آن ادامه دهند. برای مثال هوش مصنوعی می‌تواند به افراد کمک کند که حجم عظیمی از اطلاعات را به‌‌سرعت پردازش کنند یا ایده‌‌های تازه‌‌ای بدهد.  حتی می‌تواند به افراد کمک کند تصمیم متفاوتی بگیرند؛ البته اگر با داده‌‌های مرتبط تعلیم دیده باشند. اما تاکید کنید و برای کارکنان خود جا بیندازید که نباید بدون نظارت کاربر انسانی از هوش مصنوعی برای تولید کار معنادار استفاده کنند. مهم‌ترین چیزی که باید در اینجا به آن تاکید کنیم این است که خروجی‌‌های هوش مصنوعی می‌توانند صرفا به‌‌اندازه پایگاه داده و الگوریتم‌‌هایش قوی باشند که آنها هم همیشه قابل ‌‌اتکا نیستند.

۶- تغییر جایگاه و قرار گرفتن در نقش رهبری سازمانی

آماده‌‌اید از جایگاه کارمندی جهشی به رهبری سازمان داشته باشید؟ با این سه راهکار می‌توانید به خود و همکارانتان نشان دهید که آماده اوج گرفتن هستید:

اول، در خصوص آرمان‌‌ها و اهدافتان صریح باشید. به ‌‌بیان ‌‌دیگر برند رهبری خود را بشناسید. از خود بپرسید: به‌‌عنوان یک رهبر و همکار سه ارزش مهم من چیست؟ در سوابق کاری‌‌ام چگونه به آنها عمل کرده‌‌ام؟ چرا برای دستیابی به موفقیت مهم هستند؟

فلسفه رهبری‌‌ام را در یک مصاحبه یا برای نیروی کارم چگونه توصیف می‌‌کنم؟

دوم، مهارت‌‌های تصمیم‌گیری خود را صیقل دهید. همان‌طور که نردبان ترقی را طی می‌‌کنید، مشکلات پیش رویتان سخت‌‌تر و پیچیده‌‌تر می‌‌شوند و بیشتر باید برای تصمیماتتان پاسخگو باشید. برای اینکه استاد مسلم تصمیم‌گیری شوید، از تیمتان اطلاعات بگیرید، به طرز بی‌‌رحمانه‌‌ای با خود و دیگران صادق باشید (حتی زمانی که حقیقت دردناک است) و بی‌‌وقفه پیش‌‌فرض‌‌هایتان را به چالش بکشید.

سوم، به خودشناسی برسید. هر حرف یا عمل شما در جایگاه رهبر سازمان، تاثیر بسیار زیادی دارد. افراد شما را زیر ذره‌‌بین می‌‌گذارند و از هر حرکت یا حرف شما برداشتی می‌کنند. پس احساسات خود را کنترل کنید. شما می‌‌خواهید کارکنان روی کارشان تمرکز کنند نه اینکه انرژی‌‌شان را صرف پیش‌بینی و خواندن مود شما کنند.

۷- فرسودگی شغلی در انتظارتان است؟

موقعی که احساس خستگی مفرط دارید، از کجا می‌‌خواهید تشخیص دهید که فرسودگی در انتظارتان است یا نه؟ شما می‌توانید با یک فعالیت ساده و سریع وضعیت فرسودگی تیمتان را پیگیری کنید.

شش معیار فرسودگی – یعنی بار کاری، ارزش‌‌ها، پاداش، کنترل، انصاف و اجتماع – را در نظر بگیرید و ابتدا با نوشتن میزان استرسی که در مقیاس یک تا ده (یک کمترین و ده بیشترین میزان استرس) برای هرکدام از آنها متحمل می‌‌شوید شروع کنید.

به‌‌عنوان نمونه اگر احساس می‌‌کنید ارتباط گرفتن با همکاران بعد از یک دوره طولانی دورکاری برایتان سخت است، شاید باید به اجتماع عدد هشت را اختصاص بدهید. به همین ترتیب، اگر سرتان حسابی شلوغ است، اما حجم کارتان قابل مدیریت است، می‌توانید به بارکاری امتیاز۲ بدهید.

امتیاز نهایی شما باعث می‌شود دید جامعی نسبت به کیفیت کنونی کارتان پیدا کنید. البته در نظر داشته باشید به‌رغم اینکه جمع کل امتیازات

(که از ۶۰ می‌شود) مهم است، امتیازتان در هر کدام از این معیارها کاربردی‌‌تر است، چون احتمالا می‌‌بینید در بعضی از ابعاد کار در وضعیت مطلوبی قرار دارید و سالم پیش می‌‌روید و در مابقی با مشکل مواجهید. همین ‌‌که نقاط دردتان را شناسایی کنید، می‌توانید استراتژی‌‌های مداخلاتی را برای هدف گرفتن آن مشکلات  طراحی کنید.

۸- وقتی زیر ذره‌‌بین قرار می‌‌گیرید با اعتمادبه‌‌نفس صحبت کنید

برای اینکه رهبر سازمانی حقیقتا تاثیرگذاری باشید، باید استاد هنر سخنوری بداهه شوید. این کار صرفا شامل انتقال نکات کلیدی به‌‌دقت ساخت و پرداخته‌‌شده نمی‌شود، بلکه درخشیدن در بخش پرسش و پاسخ و گپ و گفت‌‌های خودمانی بعدش یا سخنرانی‌‌های بدون آمادگی به یاد ماندنی هم بخشی از آن است و برعکس باور غالب جامعه لازم نیست حتما برونگرای ذاتا جذابی باشید تا وقتی در جایگاهی قرار می‌‌گیرید ارتباط موثری برقرار کنید. به همین راحتی می‌توانید ماهیچه سخنوری‌‌تان را تقویت کنید:

اول، از ارائه پاسخ‌‌های کلیشه‌‌ای قابل پیش‌بینی خودداری کنید؛ چون این کار باعث می‌شود نتوانید صادقانه، مناسب، خلاق و کارآمد با دیگران ارتباط برقرار کنید. به‌‌جای این کار به تمثیل روی بیاورید یا مطالبی را به اشتراک بگذارید که کمک می‌کند مخاطب را جذب کنید. به‌‌عنوان‌‌مثال وقتی قرار است کسی را در جمعی معرفی کنید، صرفا دستاوردهای رزومه‌‌شان را فهرست‌‌وار عنوان نکنید، بلکه قصه‌‌ای از ارزش‌‌ افزوده آن شخص به تیم تعریف کنید. برای اینکه فشار را از روی خودتان بردارید یادتان باشد که قرار نیست ستاره نمایش باشید. وقتی مثل یک فرد معمولی و نه یک بازیگر یا روبات صحبت کنید، شنوندگان بیشتر و بهتر به شما اعتماد و تحسین‌تان می‌کنند. و در نهایت، قدرت شنیدن را دست‌‌کم نگیرید. به خود زمان بدهید تا اطلاعات را پردازش کنید. بازگویی مجدد یک سوال یا طرح پرسش‌‌های تکمیلی به شما کمک می‌کند مطمئن شوید که مطلب را درست متوجه شده‌‌اید و زمان بیشتری در اختیارتان داشته باشید تا فکرشده پاسخ دهید.