فارغ از آنکه در اتاقی کوچک، روی مبل یا فضای کاری یکپارچه و بدون پارتیشن کار می‌‌‌کنید، به چند نکته مهم در جلسات، پیام‌‌‌رسانی و ارتباط از طریق سایر ابزارهای فناوری خود توجه کنید.
کندرا لوزی، یکی از نویسندگان کتاب «آداب و رسوم دیجیتال برای ابلهان»، می‌‌‌گوید: «یکسری از مردم به کار کردن در خانه عادت می‌‌‌کنند و بعد به دفاتر کاری برمی‌‌‌گردند که قوانین و آداب خاص خودشان را دارند.» در ادامه، ۶ مورد از آداب و مواردی را مشاهده می‌‌‌کنید که شما و همکارانتان هنگام کار می‌‌‌توانید به آنها توجه داشته باشید.
بیشتر غیبت کنید ولی به طور اصولی
غیبت کردن و گپ زدن وجهه بدی پیدا کرده است. اما همین پدیده می‌‌‌تواند ابزاری مفید برای پیشبرد محیط‌‌‌های کاری در مسیر اهداف خود باشد. منظور ما از غیبت کردن، گپ و گفت‌‌‌های صمیمانه و غیررسمی است. این کار می‌‌‌تواند اطلاعات مفید را انتشار دهد، به تیم‌‌‌سازی و صمیمیت کمک کند و گاهی افراد را از موقعیت‌‌‌های خجالت‌‌‌آور یا خطرناک برهاند. اما شما باید غیبت را به طور اخلاقی و در اپلیکیشن‌‌‌های مناسب انجام دهید.
از غیبت خصوصی برای صحبت در مورد شرایط کاری و اطمینان از منصفانه بودن آن استفاده کنید. با همکارانتان گپ بزنید تا ببینید چه مشکلاتی وجود دارد. شاید متوجه شوید که دیگران هم مشکلات مشابه با شما دارند و راهکار و انگیزه کافی برای حل آن پیدا کنید. اگر شرکت شما دچار آشفتگی است، گپ و گفت می‌‌‌تواند ابزاری برای اطلاع از آخرین تحولات باشد. به این صورت متوجه می‌‌‌شوید که آیا باید نگران موقعیت شغلی خود باشید یا خیر.
از صحبت درباره زندگی خصوصی دیگران پشت سرشان اجتناب کنید. از حمله و آسیب کلامی به دیگران بپرهیزید و حد را نگه دارید. باید متوجه باشید که چه موضوعاتی را باید منتشر کرد و چه مواردی را باید راز نگه داشت.
برای گپ زدن از اپلیکیشن‌‌‌های ارتباط کاری مانند تیمز (Teams) یا اسلک (Slack) استفاده نکنید. آرشیو چنین ابزارهایی در نهایت ممکن است توسط واحد منابع انسانی یا تیم حقوقی علیه شما استفاده شود. از ابزارهایی مانند تلگرام، سیگنال، واتس‌‌‌اپ یا هر ابزار پیام‌‌‌رسان با قابلیت رمزنگاری دوطرفه به انتخاب خود استفاده کنید. به یاد داشته باشید که حتی با رعایت تمام ملاحظات، دیگر هیچ گفت‌‌‌وگوی خصوصی به طور کامل امن نیست. به هر حال کسی که به غیبت و گپ زدن عادت کرده، عاشق آن است که صحبت‌‌‌های شما را هم پخش کند.
دیکتاتور جلسات نباشید
برنامه‌‌‌ریزی نامناسب جلسات به طور عجیبی می‌‌‌تواند باعث پریشانی خاطر دیگران و ناراحتی آنها از شما شود.
هیچ‌‌‌گاه دیگران را بدون توضیح و زمینه کافی به جلسه دعوت نکنید. همچنین اگر فردی حضور ندارد، او را برای حضور در جلسه‌‌‌ای فوری تحت فشار نگذارید. دعوت به جلسه بدون ارائه جزئیات آن می‌‌‌تواند اضطراب و استرسی بی‌‌‌جهت به افراد وارد کند؛ به‌‌‌ویژه اگر شما مدیر آنها باشید.
مالی وست دافی، یکی از نویسندگان کتاب «راهنمای مدیریت احساسات در محیط کاری» توضیح می‌‌‌دهد: «به دعوت‌‌‌کنندگان توضیح دهید که قصد صحبت درباره چه موضوعاتی را دارید و چرا این موضوعات اهمیت دارند. اگر توضیح روشنی ارائه نکنید، کاملا منطقی است که افراد بخواهند دعوت شما را رد کنند.»
کندرا لوزی هم توصیه می‌‌‌کند که دستور کار جلسه را از قبل روشن کنید و آن را در دعوت‌‌‌نامه یا پیامی جداگانه به دست افراد برسانید. اگر نمی‌‌‌توانید دستور کار جلسه را روشن کنید یا هدف آن را بیان کنید، شاید اصلا نیازی به جلسه نداشته باشید. اگر چند بار جلساتی بدون هدف و منظور مشخص برگزار کنید، این تصور در همکارانتان ایجاد میشود که هیچ‌‌‌کدام از جلسات شما مهم نیست.
لیز فاسلین، همکار دافی در نگارش کتابش می‌‌‌گوید: «پیش از دعوت افراد، به ارزش وقت هرکدام از آنها توجه کنید. آیا کارتان آنقدر مهم است که برای حضور آنها در جلسه، حاضر باشید دو لپ‌‌‌تاپ را از پنجره بیرون بیندازید؟»
فاسلین یادآوری می‌‌‌کند: افراد به طور معمول زمان‌‌‌هایی برای تمرکز بر کار خود و اجتناب از هرگونه حواس‌پرتی (از جمله جلسات) تعیین می‌‌‌کنند. به این بازه‌‌‌های زمانی تمرکز احترام بگذارید. ابزارهایی مانند آوت‌‌‌لوک (Outlook) مایکروسافت و تقویم گوگل به شما اجازه می‌‌‌دهد برنامه کاری افراد را بررسی کنید و مطمئن شوید در زمان مدنظر شما، گرفتاری دیگری نداشته باشند.
فاسلین می‌‌‌گوید: «افراد باید برای حضور در جلسات شما هیجان‌‌‌زده و مشتاق باشند، نه آنکه با اکراه در آن حاضر شوند؛ فارغ از آنکه جلسه‌‌‌تان حضوری است یا آنلاین.»
صدای کیبورد یا کلام شما خیلی زیاد است
صدای شما از آنچه تصور می‌‌‌کنید، بلندتر است و تا دوردست می‌‌‌رود. جلسات یا تماس‌‌‌های تلفنی خود را در صورت امکان به محل‌‌‌های خصوصی منتقل کنید تا صدای شما به گوش دیگران نرسد. اگر یک جلسه را به مکان عمومی می‌‌‌برید، به یاد داشته باشید که صدا را تا حد ممکن پایین بیاورید. هیچ توجیهی ندارد که هر دو دسته همکاران حاضر و دورکار خود را اذیت کنید.
از همین قواعد برای پخش صدا یا موسیقی از گوشی خود استفاده کنید؛ مخصوصا وقتی در فضای مجازی گشت و گذار می‌‌‌کنید. یا به مکانی خصوصی بروید یا از هدفون استفاده کنید. لوزی می‌‌‌گوید: «اگر طی یک جلسه آنلاین احساس گرسنگی کردید، یا تا انتهای جلسه صبر کنید یا دوربین و میکروفون خود را خاموش کنید. اگر در اتاق کنفرانس با میکروفون رومیزی هستید، بسته‌‌‌بندی پرسروصدای ساندویچ خود را تا جای ممکن از میکروفون دور کنید.»
او تذکر می‌‌‌دهد: «قواعد و آداب اجتماعی مختلفی وجود دارد که حتی در غیررسمی‌‌‌ترین محیط‌‌‌ها هم باید آنها را رعایت کنید. این کار نشانه حرفه‌‌‌ای بودن و احترام شما به دیگران است.» علاوه بر صدای کلام شما، کلیپ‌‌‌هایی که در گوشی می‌‌‌بینید و صدای غذا خوردنتان، صدای محکم کوبیدن روی کیبورد هم که در کل فضا می‌‌‌پیچد، می‌‌‌تواند برای دیگران آزاردهنده باشد. به دنبال یک کیبورد کم‌‌‌صدا باشید و تا جای ممکن بدون سروصدا تایپ کنید.
اطلاعات را در جای مناسب منتشر کنید
از دیگران بپرسید که اطلاعات را چگونه می‌‌‌خواهند دریافت کنند. برخی افراد (معمولا قدیمی‌‌‌ترها) در کمال تعجب هنوز ایمیل را ترجیح می‌‌‌دهند. برخی ابزارهایی مانند اسلک یا تیمز را ترجیح می‌‌‌دهند و بقیه خواهان دریافت اطلاعات به طور چهره‌‌‌به‌‌‌چهره (حضوری یا آنلاین) هستند. دافی می‌‌‌گوید: هر طور که به دیگران جواب می‌‌‌دهید یا با آنها ارتباط برقرار می‌‌‌کنید، اطمینان یابید که روش مورد استفاده آنها است. در غیراین‌صورت شاید اطلاعات را دریافت نکنند. در برخی محیط‌‌‌ها و ابزارها، ممکن است اطلاعات لازم در بین انبوهی از پیام‌‌‌ها گم شود. اگر لازم است، نام آنها را ذکر کنید یا به طور مستقیم به آنها پیام دهید. در کانال‌‌‌هایی که اطلاعات ضروری منتشر می‌‌‌کنید، از پرگویی و لطیفه‌‌‌پردازی بپرهیزید تا مانع از گم شدن نکات کلیدی شوید.
هر قدر که ارتباطات شما سریع‌‌‌تر و روشن‌‌‌تر باشند، زمان کمتری برای رفع ابهام‌‌‌ها و سوءتفاهم‌‌‌ها هدر خواهید داد. همچنین به یاد داشته باشید که هیچ‌‌‌کس نمی‌‌‌خواهد فرآیند ساده دریافت اطلاعات، به یک جلسه گسترده بینجامد.
از اشتغال به چند وظیفه بپرهیزید
در صورتی که حین جلسات، نکته‌‌‌برداری نمی‌‌‌کنید، از استفاده از لپ‌‌‌تاپ و موبایل خود اجتناب کنید. این توصیه متخصصان برای حفظ تمرکز است.
هنگام جلسات از لپ‌‌‌تاپ می‌‌‌توانید برای نکته‌‌‌برداری یا ارائه اطلاعات یا وصل شدن به پروژکتور استفاده کنید. در غیر این موارد، بهتر است که تمام دستگاه‌‌‌های خود را خاموش کنید و کنار بگذارید تا حواستان پرت نشود. در این صورت برای پاسخ دادن به یک پیام نیز وسوسه نخواهید شد.
فاسلین می‌‌‌گوید که در جلسات مجازی، عوامل حواس‌پرتی روی صفحه نمایش خود را تا حد امکان پایین بیاورید. این سخن به معنای، بستن برنامه‌‌‌ها و پنجره‌‌‌های غیرضروری در صفحه نمایش است. در صورت امکان، تمام صفحه نمایش را به جلسه خود اختصاص دهید. دیگران متوجه می‌‌‌شوند که آیا با تمام تمرکز خود در جلسه حضور دارید یا به کارهای دیگری هم مشغول هستید. همچنین اگر عینک می‌‌‌زنید، مراقب باشید که دیگران ممکن است روی شیشه‌‌‌های عینک شما انعکاس آنچه تماشا می‌‌‌کنید را ببینند.
حساسیت‌‌‌های دیگران را کشف کنید
برای اجتناب از آزار ناخواسته همکاران خود، حساسیت‌‌‌ها و ترجیحات آنها را کشف کنید. آیا افراد از اندکی موسیقی بی‌‌‌کلام در اتاق استراحت یا آشپزخانه لذت می‌‌‌برند؟ آیا آنها ترجیح می‌‌‌دهند که از پیام متنی، اسلک یا ایمیل استفاده کنند؟ آیا آنها از گپ زدن استقبال می‌‌‌کنند یا حواسشان از کار پرت میشود؟
دافی می‌‌‌گوید: «ما اغلب مقدمات را فراموش می‌‌‌کنیم و سریع سراغ شروع پروژه می‌‌‌رویم. اما در نهایت متوجه می‌‌‌شویم که هر یک از ما شیوه دلخواه خاصی برای ارتباطات یا کار خود داریم.» بهتر است که صحبت درباره هنجارها را ابتدا و چند بار انجام دهید. در این صورت می‌‌‌توانید حساسیت‌‌‌ها و ترجیحات دیگران را در استفاده از ارتباطات و ابزارهای دیجیتال بفهمید.
در پایان، فقط ملاحظه همکاران خود را داشته باشید. لازم نیست که بهترین دوستتان شوند ولی لازم است که دست‌‌‌کم بتوانید طی ساعات کار، یکدیگر را تحمل کنید.
منبع: Washington Post
