چطور وظایف تیم را به درستی واگذار کنیم؟

در این راهنما، به بررسی هشت راهکار پیشنهادی می‌‌‌پردازیم که به رهبران سازمانی کمک می‌‌‌کند به طور مؤثر وظایف را به اعضای تیم خود محول کنند و عملکرد تیم را بهبود بخشند.

۱- بر کارهایی که در آنها مهارت دارید تمرکز کنید

ابتدا توانایی‌‌‌های خود را ارزیابی کنید و سه پرسش کلیدی بپرسید:

• در چه کارهایی به‌‌‌طور استثنایی خوب هستید؟

• از انجام چه فعالیت‌‌‌هایی لذت می‌‌‌برید؟

• چه کارهایی از نظر بازگشت سرمایه (ROI) برای زمان شما بهترین هستند؟

با پاسخ به این سوالات، می‌‌‌توانید وظایفی را که در تقاطع این سه حوزه قرار دارند شناسایی کنید و بقیه کارها را به دیگران واگذار کنید. این روش تضمین می‌‌‌کند که زمان خود را صرف فعالیت‌‌‌هایی کنید که با توانایی‌‌‌ها و علایق شما هماهنگ هستند و در عین حال، به دیگران اعتماد کنید که وظایف غیرضروری برای شما را بر عهده بگیرند.

۲- دستورالعمل‌‌‌های واضح و مختصر ارائه دهید

واگذاری مؤثر با ارتباطات روشن شروع می‌‌‌شود. هنگام واگذاری یک وظیفه، موارد زیر را توضیح دهید:

• انتظارات. به وضوح بیان کنید که نتیجه نهایی باید چگونه باشد.

• اهداف مورد نظر. اهداف و مقاصد مرتبط با وظیفه را برجسته کنید.

• منابع. اطمینان حاصل کنید که عضو تیم ابزارها و اطلاعات لازم را برای موفقیت دارد.

همچنین، در دسترس بودن برای پاسخ به سوالات یا ارائه پشتیبانی را تضمین کنید. ارائه دستورالعمل‌‌‌های مختصر از بروز سردرگمی جلوگیری کرده و تضمین می‌‌‌کند که کار به درستی و به‌‌‌موقع انجام شود.

۳- بین واگذاری وظیفه و مدیریت خرد، تعادل برقرار کنید

یافتن تعادل بین واگذاری وظایف و مدیریت خرد (نظارت و رسیدگی به جزئیات امور کارکنان) ضروری است. در حالی که واگذاری وظایف تیم شما را توانمند می‌‌‌سازد، لازم است راهنمایی و حمایت لازم را بدون دخالت بیش از حد ارائه دهید.

این تعادل، از نیاز به نظارت بیش از حد جلوگیری می‌‌‌کند و به تیم شما اعتماد به نفس بیشتری می‌‌‌دهد تا با خودمختاری عمل کنند.

۴- وظایف را به افراد مناسب محول کنید

واگذاری صرفا به معنای تقسیم کار نیست، بلکه به معنای هماهنگی وظایف با افراد مناسب است. تخصیص نادرست وظایف می‌‌‌تواند منجر به ناکارآمدی و نارضایتی شود. مثلا، سپردن وظایف سطح پایین به اعضای تیم با مهارت‌‌‌های بالا می‌‌‌تواند منجر به هدر رفتن منابع ارزشمند شود.

توانایی‌‌‌های هر فرد را ارزیابی کرده و وظایف را به شکلی که بهترین نتیجه را به همراه داشته باشد، واگذار کنید.

۵- جلسات منظم برای بررسی پروژه‌‌‌ها تنظیم کنید

واگذاری یک فرآیند مداوم است و تنها یک مکالمه نیست. با تنظیم جلسات منظم – مانند جلسات فردی دو هفته‌‌‌ای – می‌‌‌توانید پیشرفت وظایف واگذار شده را پیگیری کنید، اولویت‌‌‌ها را بررسی کرده و در مورد هرگونه مشکل احتمالی گفت‌‌‌وگو کنید.

این جلسات همچنین به شما امکان می‌‌‌دهند که بار کاری را دوباره ارزیابی و در صورت نیاز بازتنظیم کنید و به این ترتیب، رویکردی منسجم و ساختارمند در مدیریت وظایف ایجاد کنید.

۶- الگوی رفتاری که می‌‌‌خواهید را نشان دهید

به عنوان رهبر تیم، رفتار شما الگویی برای سایر اعضاست. برای واگذاری مؤثر وظایف، همان تعهد و مسوولیتی را که از اعضای تیم خود انتظار دارید، نشان دهید. اگر وظایفی را به دیگران می‌‌‌سپارید و در عین حال بر وظایف خود تمرکز دارید، به تیم نشان می‌‌‌دهید که همه نقش خود را ایفا می‌‌‌کنند.

رهبری سازمانی از طریق عمل به الگو، باعث ایجاد فرهنگی از اعتماد و مسوولیت‌‌‌پذیری می‌‌‌شود که در آن واگذاری به عنوان یک تلاش مشترک دیده می‌‌‌شود.

۷- مهارت‌‌‌های هر عضو تیم را ارزیابی کنید

قبل از واگذاری وظایف، زمانی را برای ارزیابی مهارت‌‌‌ها و توانایی‌‌‌های تیم خود اختصاص دهید. شناخت نقاط قوت، ضعف‌‌‌ها و نیازهای توسعه‌‌‌ای هر عضو تیم به شما امکان می‌‌‌دهد وظایف را به طور مؤثرتری واگذار کنید. تخصیص وظایف بر اساس توانایی‌‌‌های هر فرد بهره‌‌‌وری را افزایش داده و احتمال بروز اشتباهات را کاهش می‌‌‌دهد. ارزیابی مداوم عملکرد تیم همچنین به شما کمک می‌‌‌کند فرصت‌‌‌های رشد را شناسایی کنید و آموزش‌‌‌های لازم را ارائه دهید.

۸- نتیجه را واگذار کنید، نه فقط وظیفه را

به جای اینکه صرفا وظایف را تعیین کنید، بر واگذاری نتایج تمرکز کنید. تعریف واضح موفقیت و اطمینان حاصل کردن از اینکه اعضای تیم هدف نهایی را درک کرده‌‌‌اند، بسیار مهم است.

پس از تعیین انتظارات، ابزارها، زمان و منابع لازم را فراهم کرده و به تیم اعتماد کنید تا با خودمختاری وظیفه را انجام دهد.

سپس، آنها را برای دستیابی به نتیجه نهایی پاسخگو نگه دارید، نه برای نحوه انجام وظیفه. این رویکرد به آنها امکان می‌‌‌دهد مسوولیت کامل کار را بر عهده بگیرند و به خلاقیت در حل مساله کمک می‌‌‌کند.

 نتیجه‌‌‌گیری

واگذاری وظایف تنها به تقسیم کار محدود نمی‌‌‌شود، بلکه به معنای توانمندسازی تیم، بهینه‌‌‌سازی بهره‌‌‌وری و بهره‌‌‌برداری از نقاط قوت هر فرد است.

با واگذاری مؤثر، رهبران سازمانی نه تنها می‌‌‌توانند به نتایج بهتری دست یابند، بلکه تیمی باانگیزه و توانمند ایجاد می‌‌‌کنند.

هر یک از این هشت استراتژی به جنبه‌‌‌ای کلیدی از واگذاری می‌‌‌پردازد – از ارتباطات و اعتماد گرفته تا ارزیابی مهارت‌‌‌ها و پاسخگویی، که همگی برای موفقیت سازمانی ضروری هستند.

منبع: Forbes