قبل از رفتن به تعطیلات، حد و مرز تعیین کنید

فرهنگ بعضی شرکت‌ها به گونه‌‌‌ای است که از کارکنان انتظار می‌‌‌رود در طول تعطیلات به ایمیل‌‌‌ها جواب دهند یا در جلسات شرکت کنند.

با این حال، تحقیقاتی که بعضی از آنها مربوط به دهه ۱۹۱۰ هستند نشان می‌‌‌دهند که به تعطیلات رفتن، به معنای قطع ارتباط با کار، از لازمه‌‌‌های کاهش فرسودگی و افزایش انرژی و سطح سلامت و مشارکت کارکنان و در نتیجه افزایش بازدهی آن‌‌‌هاست. سوال اینجاست که چطور می‌توانیم طی تعطیلات، کاملا از کار جدا شویم؟ با تعیین حد و مرزهایتان.

چهار حد و مرزی که پیش از تعطیلات باید تعیین کنید:

۱-برنامه بریزید

وقتی با مرخصیتان موافقت شد، به مدیرتان بگویید که طی آن بازه زمانی در دسترس نخواهید بود. لازم نیست جزئیات سفرتان را برایش توضیح دهید. فقط به او بگویید که این مرخصی چه تاثیرات مثبتی بر کسب و کار خواهد داشت. مثلا بگویید «مرخصی کمک می‌‌‌کند ذهنم خالی شود و بتوانم بهتر روی پروژه مهم پیش رو تمرکز کنم.» این گفت‌‌‌وگو همچنین باید شامل برنامه‌‌‌ای برای مدیر و همکارها باشد تا غیبت شما را پوشش دهند. برنامه را به صورت کتبی ارائه کنید، مخصوصا اگر به یک سفر طولانی می‌‌‌روید. در آن بنویسید که اگر مساله‌‌‌ای اورژانسی پیش بیاید با چه کسی تماس بگیرند یا چه کسی باید اتمام کارها را چک کند. از مدیر بپرسید که آیا چیزی از قلم افتاده یا نه. او هرچه بیشتر در این برنامه‌‌‌ریزی مشارکت کند، در غیاب شما کمتر استرس خواهد گرفت. و شما نیز از تعطیلات خود بدون مزاحمت لذت خواهید برد.

۲-تاریخ تعطیلات را اطلاع دهید

احتمالا تاریخ مرخصی را در سیستم شرکت ثبت کرده‌‌‌اید، اما اگر مرخصیتان چند ماه دیگر باشد، ممکن است مدیرتان فراموش کند. همچنین همکارها در واحدهای دیگر. پس به محض تایید شدن مرخصیتان، به آنها اطلاع دهید (مثلا از طریق ایونت ۲۴ ساعته مایکروسافت). این به آنها اجازه می‌‌‌دهد برای زمانی که در دسترس نیستید آماده شوند و نیازهایشان را پیش از رفتن شما، مطرح کنند. به کسانی که با آنها جلسه دارید نیز اطلاع دهید. اگر به اطلاعات تبادل شده در جلسات نیاز دارید، از مسوول جلسات بخواهید که آن را ضبط کند یا از نکات مهمی که به شما مرتبط است یادداشت بردارد.

۳- اطلاعات تماس پشتیبان‌‌‌های خود را ارائه کنید

بیشتر آدم‌‌‌ها تا وقتی کسی را جای خود نگذارند که کارشان را انجام دهد یا به مسائل اورژانسی رسیدگی کند، نمی‌توانند به مرخصی بروند. اگر شما هم اینطور هستید، پس باید به دیگران اطلاع دهید که چه کسی در غیاب شما کارهایتان را انجام خواهد داد. روی پیغام‌‌‌گیر خود، پیامی ضبط کنید. با یک لحن قاطع اما حرفه-ای. و بگویید که در دسترس نیستید و تا فلان تاریخ، نمی‌توانید ایمیل‌‌‌ها را چک کنید.  با مدیر هماهنگ کنید که در غیاب شما در شرایط اورژانسی یا امور مهم با چه کسی باید تماس گرفته شود. اطلاعات تماس این فرد (یا افراد) را اطلاع‌‌‌رسانی کنید. مثلا اگر در یک پیام‌رسان کاری‌‌‌ مثل اسلک عضو هستید، این اطلاعات را در استتوس خود بگذارید.

۴- آخرین یادآوری را بفرستید

یک هفته قبل از سفر خود، ایمیلی به مدیر و کارکنان بفرستید و به آنها اطلاع دهید که در فلان تاریخ به تعطیلات خواهید رفت و فلان موقع، برخواهید گشت. به آنها یادآور شوید که در این بازه زمانی، در دسترس نخواهید بود که به تماس‌‌‌ها یا ایمیل‌‌‌ها پاسخ دهید. در صورت لزوم، به آنها بگویید که اطلاعات مورد نیازشان را کجا پیدا خواهند کرد و چه کسی پاسخگوی سوالات و کارها خواهد بود. این نوع یادآوری، نشان‌‌‌دهنده رفتار حرفه‌‌‌ای فعالانه شما و درکتان از این موضوع است که کسب و کار در غیاب شما طبق روال پیش خواهد رفت.

همکارها وقتی می‌‌‌بینند پیش از رفتن به تعطیلات به فکر آنها هستید که به دردسر نیفتند، به شما احترام بیشتری خواهند گذاشت. ضمنا، حواستان باشد که وقتی حد و مرزی تعیین می‌‌‌کنید حتما به آن پایبند باشید. در طول تعطیلات، هیچ پیام یا ایمیل کاری را باز نکنید چون اگر دری به امور کاری باز شود، بستن آن تقریبا ناممکن است.

استیو هم یک ماه پیش، یک مرخصی یک هفته‌‌‌ای گرفت تا با فرزندانش وقت بگذراند. البته این بار با رعایت این نکات. جدایی کامل از کار، تاثیر بزرگی بر سطح انرژی و مشارکت او نه تنها در محیط کار بلکه در زندگی شخصی‌‌‌اش ایجاد کرده. او می‌‌‌گوید: «وقتی به محل کار برگشتم، تجدید انرژی کرده بودم و انگار آماده حل هر مساله‌‌‌ای بودم.»

 چرا باید کاملا از کار جدا شویم؟

این روزها نحوه و زمان کار کردن ما اساسا در حال تغییر است. داده‌‌‌های نظرسنجی «استفاده از زمان» در سال ۲۰۱۸ نشان می‌‌‌دهد که ۳۰‌درصد کارکنان تمام‌‌‌وقت آمریکایی، آخر هفته‌‌‌ها و طی تعطیلات کار می‌‌‌کنند. حتی اگر نیروی کاری رسما مرخصی بگیرد به این معنا نیست که دست از کار برداشته. گرایش جهانی به دورکاری پس از پاندمی کرونا اوضاع را بدتر کرده: حد و مرزهای رسمی‌‌‌ که سابقا کار را از امور غیرکاری جدا می-کردند، حالا در حال محو شدن هستند. کارکنان حالا در مورد اینکه «کی وقت کار کردن است و کی نیست» دچار تضاد شده‌‌‌اند.

بسیاری از مردم فکر می‌‌‌کنند انعطاف‌‌‌پذیری در مورد «زمان کار»، باعث افزایش انگیزه می‌شود. اینکه بتوانیم ساعت کارمان را خودمان تعیین کنیم، قاعدتا باید به ما قدرت بدهد تا روزمان را برنامه‌‌‌ریزی کنیم و بازدهی‌مان در محل کار را افزایش دهیم. پس افرادی که در تعطیلات و آخر هفته‌‌‌ها کار می‌‌‌کنند احتمالا باید با انگیزه‌‌‌تر باشند و احساس هدفمندی بیشتری کنند، چون زمانی مشغول کارند که همه در حال تفریحند. اما تحقیقات ما خلاف این را ثابت می‌‌‌کند: طبق داده‌‌‌ها، کار کردن در تعطیلات و آخر هفته‌‌‌ها باعث کاهش «انگیزه درونی» نسبت به کار می‌شود. کار کردن در اوقات فراغت، باعث ایجاد تضاد درونی بین «دنبال کردن اهداف شخصی و کاری» می‌شود. یک جور تضاد بین انتظارات و واقعیت. و موجب می‌شود فرد نهایتا کمتر از کارش لذت ببرد (انگیزه درونی یعنی اشتیاق برای اتمام یک کار صرفا به این دلیل که برای خود آن کار، ارزش قائلیم).

ما برای اطمینان بیشتر از نتیجه این تحقیقات، چهار آزمایش دیگر انجام دادیم. مورد مطالعه ما، افراد بزرگسالی بودند که آخر هفته‌‌‌ها کار می‌‌‌کردند و دانش‌‌‌آموزانی که طی تعطیلات، درس می‌‌‌خواندند. در هر چهار تحقیق، مشخص شد که کار کردن طی تعطیلات یا مرخصی، انگیزه درونی فرد برای آن کار را کاهش می‌‌‌دهد.

در یکی از تحقیقات، یک روز تعطیل به کتابخانه دانشگاهی رفتیم. دانشجویان را به دو گروه تقسیم کردیم. به یک گروه یادآوری کردیم که «امروز ۱۷ فوریه، روز رئیس‌جمهوری» است (تعطیل رسمی مصادف با سومین دوشنبه ماه فوریه در آمریکا)» و به گروه دوم فقط تاریخ را اعلام کردیم. وقتی دانشجوها فهمیدند که در روز تعطیل، مشغول درس خواندن هستند حس کردند درسشان جذابیت کمتری دارد. یا به آن کشش ندارند. و این یعنی انگیزه درونی کمتر.

 چه باید کرد؟

متاسفانه در بسیاری از مشاغل، گاهی در آخر هفته‌‌‌ها و تعطیلات، کاری پیش می‌‌‌آید و این اجتناب‌‌‌ناپذیر است. پس وقتی مجبوریم طی ساعت مرخصی، کار کنیم چه کنیم تا انگیزه‌‌‌مان حفظ شود؟ ما در تحقیقاتمان، یک استراتژی‌‌‌ را کشف کردیم که دانشجوها و کارکنان از آن استفاده می‌‌‌کنند. آنها به روزهای تعطیل یا آخر هفته، برچسب «زمان کار» می‌‌‌زنند.

مثلا در یکی از مطالعات، افرادی را که مجبور به کار در روز تعطیل بودند به دو گروه تقسیم کردیم. به یک گروه گفتیم «افراد معمولا از آخر هفته‌‌‌ها برای پیشبرد کارهایشان استفاده می‌‌‌کنند.» به گروه دوم گفتیم «افراد معمولا از آخر هفته‌‌‌ها برای ریلکس کردن و جدا شدن از کار استفاده می‌‌‌کنند.» نتایج نشان می‌‌‌داد که گرچه هر دو گروه در آخر هفته‌‌‌ها کار می‌‌‌کردند اما گروه اول، اشتیاق بیشتری به کار خود نشان می‌‌‌دادند چون به آنها گفته بودیم که آخر هفته «زمان کار کردن» محسوب می‌شود. و طرز فکرشان تغییر کرده بود.

البته لازم به ذکر است که انگیزه درونی، تنها یکی از انواع انگیزه است که شما را به کار کردن ترغیب می‌‌‌کند. انگیزه‌‌‌های بیرونی نیز وجود دارند؛ مثل درآمد، حمایت از خانواده و…. و گرچه کار کردن در زمان تعطیلی بر انگیزه درونی تاثیر منفی دارد اما ما در تحقیقاتمان هیچ شواهدی مبنی بر تاثیر آن بر انگیزه‌‌‌های بیرونی ندیدیم. هرچند تضاد بین اهداف که با کار در تعطیلات مرتبط است باعث می‌شود نتوانیم معنا و جذابیت ذاتی کار خود را پیدا کنیم، اما این تضاد روی ارزش درآمد داشتن یا امنیت شغلی تاثیری ندارد. اما یادمان نرود که بدون انگیزه درونی، انگیزه بیرونی معمولا برای انجام کار به بهترین نحو، کافی نیست.

نتیجه مشخص است: لذت بردن ما از کارمان نه تنها به نوع فعالیت بستگی دارد، بلکه به «زمان» انجام آن نیز مرتبط است. اگر مجبورید در طول تعطیلات کار کنید، سعی کنید آن را جور دیگری در ذهن خود بازتعریف کنید تا انگیزه‌‌‌تان حفظ شود. مدیران نیز می‌توانند کارکنان را تشویق کنند که آخر هفته‌‌‌ها دست از کار بکشند. چگونگی حفظ انگیزه همیشه مهم بوده اما همزمان با افزایش دورکاری در دوران پساکرونا و افزایش انتظارات از کارکنان در زمان‌‌‌های غیرکاری، این استراتژی‌‌‌ها کمک می‌‌‌کنند خودتان و تیمتان بازدهی و مشارکت خود را حفظ کنید.

منبع: HBR