الگوی گرفتن بازخورد صادقانه از کارکنان

پس مدیران چگونه می‌توانند به‌جای تعریف و تمجیدهای توخالی، بازخوردی معنادارتر دریافت کنند؟ کیفیت بازخوردی که دریافت می‌کنیم، مستقیما به کیفیت پرسش‌هایی بستگی دارد که برای گرفتن آن بازخورد مطرح می‌کنیم. با در نظر داشتن این موضوع، در ادامه سه نوع سوال آورده شده است که مدیران می‌توانند از اعضای تیم خود بپرسند تا مطمئن شوند بازخوردی دریافت می‌کنند که به یادگیری و رشد آنها کمک می‌کند.

۱- مشخص و دقیق باشید. مدیران زمانی بیشتر احتمال دارد بازخوردهای مفید دریافت کنند که از تیم خود سوال‌های مشخص و باز بپرسند؛ مثلا به‌جای سوال‌های کلی مانند: «چه بازخوردی برای من دارید؟» می‌توانند بگویند «چطور می‌توانم در این پروژه به شکل بهتری از شما حمایت کنم؟» یا «برای بهتر شدن تماس روزانه‌مان چه کاری باید انجام دهم؟»

سوال‌های مشخص به اعضای تیم کمک می‌کنند پاسخ‌های خود را بر رفتارهای عینی و ملموس شما متمرکز کنند. برای مثال، جملاتی مانند «اگر فلان کار را انجام دهید، مفیدتر خواهد بود» یا «خیلی خوب می‌شود اگر به نظرات همه توجه کنید، نه فقط افراد X، Y و Z» اقدامات مشخصی را روشن می‌کنند که می‌توانید آنها را ادامه دهید یا تغییر دهید.

سوال‌های کلی مانند «عملکرد من چطور است؟» عملا دعوتی برای تعریف، تمجید و اطمینان‌بخشی به مدیران هستند، حتی اگر تاکید کنید که به دنبال بازخورد صادقانه هستید. هیچ‌کس دوست ندارد از بالاسری‌اش که نسبت به او قدرت بیشتری دارد، انتقاد کند، به‌ویژه اگر فکر کند این کار ممکن است ارتقای شغلی یا پاداش بعدی او را به خطر بیندازد.

سوال‌های مشخص به کاهش این فاصله قدرت کمک می‌کنند، زیرا نشان می‌دهند که مدیر واقعا به نظر و دیدگاه فرد علاقه‌مند است و صرفا برای رفع تکلیف درخواست بازخورد نمی‌کند.

برای غلبه بر تردید باقی‌مانده افراد در بیان مستقیم نظرشان، مدیران می‌توانند سوال‌ها را به شکلی مطرح کنند که کارکنان را از مرکز موضوع خارج کند؛ برای مثال: «بزرگ‌ترین طرفدار من می‌گفت در آن جلسه چه کاری را خوب انجام دادم؟» یا «بزرگ‌ترین منتقد من می‌گفت برای بهتر شدن چه کاری می‌توانم انجام دهم؟»

۲- بازخورد را به یک روال عادی تبدیل کنید. ترس و دلهره در مورد گفت‌وگوهای مربوط به بازخورد زمانی کمتر می‌شود که بازخوردها بر اساس یک الگوی منظم و قابل پیش‌بینی انجام شوند.

بسیاری از مدیران، از اعضای تیم خود چیزی شبیه به این خواسته‌اند: «لطفا هر وقت بازخوردی داشتید به من بگویید»، و در مقابل دقیقا هیچ چیزی دریافت نکرده‌اند. دلیلش این است که افراد سرشان شلوغ است و به‌راحتی این موضوع را فراموش می‌کنند. آنها به یادآوری و تشویق نیاز دارند.

در عوض، مدیر می‌تواند این‌گونه عمل کند: «من برای دیدگاه شما ارزش قائلم و از دریافت بازخورد منظم استقبال می‌کنم. آیا اشکالی ندارد که هر ماه با شما در این مورد گفت‌وگو کنم؟» پایبندی به این روند بسیار مهم است.

وقتی کارکنان درک کنند که ارائه بازخورد بخشی طبیعی و مورد انتظار از همکاری و کار مشترک است، احتمال بیشتری دارد که دیدگاه‌ها و نظرات صادقانه و ارزشمند خود را بیان کنند.

۳- حلقه بازخورد را کامل کنید. کارکنان مدیران ارشد اغلب می‌گویند: «بله، مدیرم به حرف‌هایم گوش می‌دهد، اما فکر نمی‌کنم در مورد بازخوردی که می‌دهم واقعا کاری انجام دهد.» بنابراین، وقتی مدیران بازخوردی را به کار می‌گیرند، باید دوباره به سراغ آن فرد بروند و بپرسند: «من روی بازخورد شما کار کرده‌ام و فلان مورد را تغییر داده‌ام. کنجکاوم بدانم شما چه تغییراتی را متوجه شده‌اید؟»

البته همه بازخوردها لزوما ارزش اقدام کردن ندارند. در چنین مواردی، مدیران باید این موضوع را نیز شفاف بیان کنند: «شنیدم که دوست دارید من فلان کار را انجام دهم، اما در حال حاضر به دلیل فلان موضوع این کار را انجام نمی‌دهم. با این حال، همچنان برای دیدگاه شما ارزش قائلم و دوست دارم از نظراتتان یاد بگیرم.»

در هر مرحله‌ای از مسیر حرفه‌ای خود که باشیم، پیشرفت در آن نیازمند دریافت دیدگاه دیگرانی است که می‌توانند چیزهایی را ببینند که ما از دیدنشان غافل هستیم. هدایت گفت‌وگو با پرسش‌های درست به ما کمک می‌کند کنترل مسیر را در دست داشته باشیم و بتوانیم فراتر از موانع پیش رو را نیز ببینیم.